Aprender cómo usar ChatGPT puede ayudarnos a redactar documentos, analizar información, preparar presentaciones y resolver tareas cotidianas con mayor eficiencia.
Sin embargo, para obtener buenos resultados ChatGPT va mucho más allá que únicamente escribir una pregunta y utilizar la primera respuesta: es importante explicar en detalle qué necesitas y comprobar la información de la respuesta que genera la herramienta.
ChatGPT es una IA generativa que permite mantener conversaciones, generar y revisar textos, trabajar con archivos como Excel, Word o PDF, analizar información e incluso permite conectarlo a herramientas adicionales como puede ser Slack o Teams.
En este post vamos a tratar cómo dar los primeros pasos, que nos permitirán crear instrucciones eficaces, con ejemplos que puedes adaptar a tu trabajo.
Dedicaremos tiempo también a entender sus limitaciones y las precauciones que debemos tener en cuenta al utilizarlo.
¿Qué es ChatGPT y cómo funciona la inteligencia artificial generativa?
ChatGPT es una herramienta que nos permite chatear con una inteligencia artificial.
ChatGPT es un modelo de IA entrenado con grandes cantidades de información, a través de la que aprende patrones que le permiten generar respuestas a partir del texto que escribimos (prompt).
ChatGPT no es un buscador como Google. ChatGPT puede responder a preguntas y localizar páginas o documentos, pero también puede elaborar una respuesta, resumir un texto, proponer alternativas o ayudarte a resolver un problema.
El tipo de IAs que forma ChatGPT funcionan mediante modelos probabilísticos, generado una respuesta a una pregunta mediante calcular cuál es estadísticamente la mejor palabra para ir formando una frase coherente, hasta que generan la respuesta completa.
Como funcionan de forma probabilística también pueden fallar. Las respuestas, pese a estar impecablemente redactada, puede no ser correcta,
ChatGPT puede interpretar mal una petición, utilizar información desactualizada o generar datos que no están respaldados por las fuentes disponibles, y crear textos que no sean veraces.
Conceptos básicos para entender ChatGPT
Algunos conceptos básicos para entender cómo usar ChatGPT.
- Inteligencia artificial generativa: tecnología de inteligencia artificial capaz de producir contenido nuevo, como textos, imágenes, código o resúmenes, a partir de instrucciones.
- Modelo de lenguaje de gran tamaño (LLM): modelo entrenado para procesar y generar lenguaje, entre otras capacidades. Utilizan grandes cantidades de información para poder generar respuestas.
- Prompt: instrucciones en formato texto que le pasamos a la IA donde se describe una tarea u objetivo.
- Contexto: toda la información necesaria que le pasamos en un prompt para ayudar a la IA a entender su propósito. Puede incluir los objetivos, los datos, las restricciones y los mensajes anteriores de una conversación.
- Alucinación: respuesta errónea que devuelve una IA. Puede parecer correcta y puede presentar como cierta información falsa, inventada, obsoleta o no respaldada adecuadamente.
- Validación: proceso por el cual las personas deben comprobar que la respuesta generada por la IA es veraz, que cumple el objetivo y que sus datos, cálculos y conclusiones son correctos.
Comprender estos conceptos permite utilizar ChatGPT de forma más eficaz y evitar que la apariencia de seguridad de una respuesta se confunda con su fiabilidad.
Cómo empezar a utilizar ChatGPT
Para empezar, la formamás sencilla es acceder a chatgpt.com desde tu navegador.
También tienes disponible la app para dispositivos móviles.
Usando el navegador se puede comenzar a chatear sin registrarse.
Las opciones de acceso, configuración, las funciones disponibles y las condiciones del servicio cambian según la legislación en vigor del país desde el que estás accediendo.
Paso 1. Accede a ChatGPT
Accede a la plataforma y sigue las indicaciones para iniciar sesión o crear una cuenta. Es posible usar una cuenta de Google.
Puede revisar las condiciones y los ajustes de privacidad antes de utilizar la herramienta.
Paso 2. Escribe tu primera petición
En el cuadro de mensaje, describe lo que necesitas.
Para describir los que necesitas puedes usar tus propias palabras, no es necesario usar términos técnicos ni un lenguaje especial. ChatGPT es capaz de entender y responder usando lenguaje común.
Puedes empezar si quieres por este ejemplo: Explícame qué es el flujo de caja de una empresa con un ejemplo sencillo. Utiliza un lenguaje claro y termina con tres ideas importantes que deba recordar.
Una vez le pases el texto anterior, verás que ChatGPT comienza a generar una respuesta.
Paso 3. Continúa la conversación
Puedes seguir manteniendo la conversación trabajando sobre la respuesta generada. ChatGPT es capaz de seguir el hilo de la conversación, entender el contexto y responder a más preguntas.
Si escribes un nuevo mensaje, no es necesario que repitas toda la información que ya ha aparecido en la conversación.
Algunos ejemplos para continuar la conversación que puedes usar:
- Explícalo con un ejemplo de una pequeña empresa
- Resume la respuesta en cinco puntos
- Convierte el resumen en una tabla
- Indica qué partes de la respuesta debería verificar
En caso de que quieras cambiar de tema, lo más conveniente es abrir una nueva conversación con ChatGPT.
Lo ideal es tratar un solo tema en una conversación y en caso de tener que tratar nuevos temas se haga en nuevos chats, de forma que ChatGPT mantenga el contexto de un tema sin mezclar distintos temas.
Paso 4. Explora las funciones disponibles
A lo largo de la conversación ChatGPT puede buscar información en la web, analizar archivos, trabajar con imágenes, generar contenido visual o interactuar mediante voz.
Puedes pasarle una imagen y pedir que la modifique o puedes pasarle un documento de Word o un PDF y pedir que te los resuma.
Recuerda que en cualquier momento una respuesta puede sonar convincente, pero ser errónea por causa de una alucinación.
No todas las funciones están disponibles en todas las cuentas ni tienen los mismos límites de uso. Para conocer las condiciones actuales, consulta las preguntas frecuentes oficiales de ChatGPT.
Cómo usar ChatGPT para obtener mejores respuestas
Para obtener mejores respuestas lo mejor es describir pormenorizadamente lo que queremos obtener.
Cuando redactamos una petición en el chat de forma demasiado general, ChatGPT se ve obligado a hacer suposiciones para generar una respuesta.
Por ejemplo, si escribes «hazme un informe», faltan datos importantes: el objetivo del informe, el público, la información de partida, la extensión y el formato.
ChatGPT ante una petición tan poco detallada generará un informe, pero es difícil que nos pueda resultar útil, cuanto más describamos más se parecerá el resultado generado por ChatGPT a lo que realmente necesitamos.
A pesar de que muchas herramientas que usamos son inmediatas, como hacer una búsqueda en Google, para trabajar con ChatGPT es conveniente recordar que es importante dedicar tiempo a describir lo que necesitamos para que tenga toda la información posible para generar una respuesta.
Cómo crear un prompt eficaz
Un prompt completo debe contener estos elementos:
- Objetivo: qué quieres conseguir.
- Contexto: toda la información que necesita la IA para comprender la situación y realizar bien la tarea.
- Tarea: qué debe hacer exactamente.
- Restricciones: qué debe evitar, qué límites debe respetar y qué condiciones debe cumplir. Pueden ser por ejemplo fechas de entrega o presupuestos que queremos que tenga en cuenta.
- Formato: cómo quieres recibir el resultado, como puede ser un informe o una tabla comparativa.
Los prompts no tienen una estructura fija que debamos seguir. Pueden ser tan breves o extensos como la tarea que queremos que haga lo requiera. Hay prompts muy simples que nos proporcionan exactamente lo que necesitamos, como adjuntar un texto y decirle «resume este texto». No necesitamos más.
Ejemplo de un prompt poco preciso: «Escribe un correo para reclamar una factura.»
La petición indica el tipo de documento, pero haría falta especificar el destinatario, el tono, el tiempo de retraso ni qué respuesta se espera.
Ejemplo de un prompt mejorado: Actúa como un profesional de administración de una empresa de servicios B2B. Necesitamos reclamar una factura que venció hace 15 días y todavía no se ha pagado. Redacta un correo formal y cordial que recuerde el importe pendiente, solicite una fecha estimada de pago y ofrezca la posibilidad de aclarar cualquier incidencia. No amenaces con acciones legales ni inventes datos de la factura. Devuelve un asunto y un cuerpo de correo de menos de 150 palabras.
Esta instrucción define unos objetivos concretos, delimita el contexto, el objetivo, el tono y las restricciones. De este modo, el resultado se parecerá más a lo que necesitamos.
Aunque a simple vista el resultado parezca correcto, es importante revisar todo el contenido con criterio, de forma que nos aseguremos que las ideas, los cálculos y las afirmaciones sean correctas.
Pide a ChatGPT que te haga preguntas
Muchas veces no seremos capaces de conceptualizar todo lo que ChatGPT necesita saber para realizar bien una tarea.
Un truco que se puede usar, aunque de forma limitada, es que en lugar de que rellene los huecos con suposiciones, puedes indicarle que te pregunte antes de responder.
Por ejemplo: Antes de elaborar la propuesta, hazme las preguntas necesarias para comprender el objetivo, el presupuesto, el público destinatario y las restricciones. No redactes la propuesta hasta que dispongas de la información imprescindible.
Este recurso es especialmente útil para tareas complejas, como elaborar un plan comercial, diseñar una formación o analizar un problema de negocio.
El número de preguntas que suele realizar suelen ser de tres a cinco preguntas, por lo que a pesar de que el truco de «Hazme preguntas» funciona, no debemos esperar que complete todo lo que necesitamos que sepa, sigue siendo importante especificar todo lo posible el prompt.
Ejemplos prácticos de cómo usar ChatGPT en el trabajo
ChatGPT puede ayudar en muchas tareas profesionales.
En función de la tarea que tengamos que hacer, ChatGPT nos ofrece numerosas alternativas para ayudarnos.
Redactar y mejorar textos
Puedes utilizar ChatGPT para preparar borradores, corregir errores, adaptar el tono o reorganizar un documento.
Ejemplo de prompt: Revisa el texto que te voy a proporcionar. Detecta errores ortográficos, gramaticales y de claridad. No cambies el documento todavía: enumera cada problema, explica por qué debe corregirse y propone una alternativa. Mantén el significado original y utiliza español de España.
Esta forma de trabajar sirve especialmente para revisar contratos, propuestas, informes, correos o comunicaciones internas.
En caso de que estemos trabajando con documentos jurídicos o comerciales importantes, es muy importante que un experto revise el resultado generado por la IA antes de utilizarlo
Resumir documentos y reuniones
Si tenemos la transcripción de una reunión o un documento que estemos autorizados para compartir con la IA, podemos pedirle a ChatGPT que extraiga y resuma las ideas más importantes.
Ejemplo de prompt: Resume el documento en un máximo de 300 palabras. Separa las decisiones tomadas, las tareas pendientes, los responsables y las fechas límite. Si algún responsable o plazo no aparece en el texto, indica «No especificado». No inventes información.
Esta funcionalidad nos permite acelerar enormemente nuestra efectividad al trabajar con cualquier tipo de información extensa.
Igualmente, antes de utilizarlo de manera profesional, es importante comprobar que no haya omisiones importantes.
Analizar datos y preparar informes
ChatGPT puede ayudar a interpretar tablas, identificar tendencias y preparar informes de resultados para poder presentar.
Es importante definir bien lo que queremos para obtener un buen resultado.
Ejemplo de prompt: Analiza los datos de ventas mensuales que te proporcionaré. Compara los resultados con el periodo anterior, calcula la variación porcentual y señala los tres cambios más relevantes. Presenta los resultados en una tabla y diferencia las cifras observadas de las posibles explicaciones. Si faltan datos para realizar un cálculo, indícalo.
Es importante revisar que ChatGPT haya interpretado correctamente las columnas, las unidades y los periodos, además de que la comparación es adecuada y los cálculos son correctos.
Generar ideas y resolver problemas
ChatGPT también puede ser utilizado como apoyo para ideación en tareas como explorar alternativas, identificar riesgos o estructurar una decisión.
Ejemplo de prompt: Actúa como asesor de negocio. Una empresa quiere reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas sin contratar más personal. Propón cinco iniciativas, indicando para cada una el beneficio esperado, la dificultad de implantación, los riesgos y un indicador para medir el resultado. No atribuyas cifras de ahorro sin datos que las justifiquen.
La IA nos puede abrir ventanas hacia opciones que no habíamos considerado.
Es importante que al tomar la decisión final tenga en cuenta la situación real de la empresa y la información que no esté incluida en la conversación, por eso una persona siempre debe aportar su punto de vista y establecer los objetivos de la IA.
La IA solo conoce lo que le escribimos en el prompt y la persona experta tiene un punto de vista basado en experiencia y en información que la IA puede no tener disponible.
Preparar presentaciones y materiales visuales
ChatGPT puede generar presentaciones, nos ayude a determinar el mejor contenido para una diapositiva o genere una creatividad para poder explicar un concepto de forma visual.
Las funcionalidades de crear, analizar o modificar imágenes a partir de un prompt, es de las más interesantes.
Ejemplo de prompt: Diseña la estructura de una presentación de ocho diapositivas para explicar a un equipo directivo cómo aplicar la inteligencia artificial en tareas administrativas. Para cada diapositiva, indica el título, tres ideas principales y una propuesta visual. Utiliza un tono profesional y evita afirmaciones sobre ahorro o productividad que no estén respaldadas por datos.
Como en otras ocasiones, es importante revisar la presentación para comprobar que el contenido es correcto antes de presentarla.
En una presentación se deben revisar las fuentes y las imágenes generadas para comprobar que no tengan errores o alucinaciones.
Cómo usar ChatGPT para archivos, imágenes y herramientas adicionales
Aunque el chat de ChatGPT es la herramienta más visible y conocida, sus funcionalidades no se limitan a las preguntas escritas.
Las funcionalidades de ChatGPT para trabajar con archivos, imágenes o para utilizar herramientas específicas para determinadas tareas.
Analizar archivos
Dentro del chat de ChatGPT podemos adjuntar documentos y, por ejemplo, pedirle que haga un resumen, que extraiga cierta información o que compare varios documentos que adjuntamos, como el caso de comparar los cambios que introduce una nueva legislación.
Por ejemplo: Analiza el documento adjunto y crea una tabla con las obligaciones, los plazos y los responsables que aparezcan expresamente en el texto. Incluye una referencia al apartado que respalda cada fila. Si un dato no está disponible, indícalo en lugar de inferirlo.
Al trabajar con documentos es importante revisar que ChatGPT ha podido leer correctamente el documento completo.
ChatGPT puede tener problemas para interpretar correctamente documentos escaneados, tablas muy extensas y complejas o archivos muy extensos. En esos casos puede haber omisiones de información por su gran tamaño o dificultad para procesarlo de forma completa.
Hacer búsquedas en la web
ChatGPT puede navegar por internet cuando necesita obtener información actualizada.
Una forma útil de usarlo es pedirle que haga una búsqueda y que nos cite las webs de donde ha sacado la información, para poder consultar y comprobar la información por nosotros mismos.
Por ejemplo: Busca información actualizada sobre los requisitos de facturación electrónica para pequeñas empresas en España. Prioriza fuentes oficiales, indica la fecha de cada fuente y distingue las obligaciones confirmadas de las propuestas o interpretaciones. Incluye los enlaces para que pueda comprobar la información.
En este caso es importante que revisemos las fuentes. Especialmente en casos de temas de legislaciones, o temas fiscales o regulaciones es importante que un experto revise el contenido antes de utilizarlo de forma oficial.
Utilizar herramientas especializadas
Las herramientas como ChatGPT se actualizan constantemente. En función del momento en el que estemos y el tipo de cuenta que tengamos podemos tener unas funcionalidades y otras disponibles.
En función de la cuenta que tengamos, ChatGPT ofrece herramientas adicionales, como búsqueda, análisis de datos, generación de imágenes o GPT especializados, según la cuenta y la configuración.
Los GPTs especializados son una forma muy útil de producir documentos que son similares entre sí, pero cambian algunos datos. Puedes consultar cómo usar GPTs en nuestro guía.
Si utilizas un asistente especializado o una aplicación conectada, revisa para qué está diseñado, qué información puede recibir y qué permisos necesita antes de compartir datos.
Conclusión: aprender cómo usar ChatGPT es aprender a trabajar mejor con IA
Saber cómo usar ChatGPT no consiste únicamente en escribir preguntas. Implica explicar correctamente lo que necesitas, aportar información suficiente, adjuntar documentos o imágenes, revisar las respuestas y entender las limitaciones de la herramienta.
ChatGPT es extremadamente útil para tareas repetitivas como redactar documentos, resumir reuniones, analizar datos, generar ideas y preparar materiales de trabajo.
Hay tareas que se adaptan muy bien a utilizar ChatGPT y otras no tanto.
Para empezar, lo ideal es que desarrollemos una tarea sencilla y repetitiva, formulando una instrucción clara, comprobando la respuesta y explicando mejor los cambios en caso de que no se genere la respuesta que necesitamos.
Que tengamos acceso a herramientas de IA, como ChatGPT, no significa que las usemos de forma eficaz.
Para que los trabajadores puedan obtener un valor real de la herramienta, es necesario que aprendan a aplicarlas a sus tareas, comprobar sus resultados y trabajar dentro de unas pautas de seguridad definidas por la empresa.
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