Microsoft Excel es una herramienta habitual en departamentos de administración, finanzas, ventas, recursos humanos y operaciones. Con la aparición de la Inteligencia Artificial, nuestra forma de trabajar con Excel cambia totalmente. Hoy vamos a profundizar en la IA para Excel.
La IA para Excel permite acercar las hojas de cálculo a personas que no dominan las fórmulas. Puedes describir un cálculo en lenguaje natural, pedir que te expliquen una función, analizar datos o preparar un informe con ayuda de un asistente.
Para aprovechar estas herramientas solo son necesarias tres competencias: explicar con claridad qué resultado buscas, proporcionar el contexto necesario y verificar que la solución es correcta.
Excel está presente en gran parte de nuestro día a día. Tareas como gestionar presupuestos, controlar gastos, analizar ventas y organizar información ahora se ven potenciadas mediante el uso de la IA.
Ahora mismo la IA resuelve uno de los grandes problemas de las personas que utilizan Excel a nivel principiante: saber qué resultado necesitas, pero no cómo conseguirlo mediante una fórmula o una función de Excel.
Ahora la IA permite simplificar el uso de Excel porque usamos lenguaje natural. Solo es necesario describir correctamente el problema y la solución que queremos obtener.
Algunos casos de uso que nos puede ayudar la IA para Excel pueden ser comparar dos listas, analizar datos, calcular una comisión, encontrar un error, resumir cientos de filas, o utilizar una hoja de cálculo creada por otra persona, con la dificultad de entender las fórmulas que contiene.
Es muy importante señalar que, aunque la IA nos ayude a trabajar con Excel, no significa que la IA sea infalible.
Cuando utilizamos documentos de Excel la IA puede fallar de muchas formas, desde inventarse cifras hasta realizar mal cálculos. El uso de IA para Excel no está libre de errores.
Siempre hay que comprobar los resultados.
En esta guía vamos a tratar algunos puntos que te van a permitir utilizar la inteligencia artificial para:
- Integrar Excel con herramientas como ChatGPT y Microsoft Copilot.
- Crear fórmulas sin tener que conocer de memoria su sintaxis.
- Entender y corregir fórmulas que no funcionan.
- Analizar e interpretar datos
- Obtener interpretaciones y conclusiones a partir de datos.
- Limpiar y organizar datos.
- Preparar informes y gráficos.
¿Qué es la IA para Excel y cómo puede ayudarte?
La IA para Excel consiste en utilizar la inteligencia artificial para facilitar tareas relacionadas con las hojas de cálculo.
Vamos a usar Excel como ejemplo, pero si usamos otras hojas de cálculo, como Google Sheets de Google, muchos de los casos se aplican de forma análoga.
Al usar IA para Excel tenemos dos opciones: podemos usar la IA como asistente externo o podemos integrarla en Excel.
De todo lo que vamos a ver lo más importante que hay que destacar es que la IA nos permite utilizar Excel de forma avanzada solo utilizando el lenguaje natural.
No es necesario memorizar el funcionamiento de las fórmulas de Excel, solo explicarle a la IA lo que necesitamos, y la IA puede crear y colocar la fórmula donde corresponde.
Por ejemplo, si queremos calcular los tramos que nos corresponden de IRPF, desglosando por tramos, basta con explicarle a la IA lo que quieres para que genere la fórmula correspondiente. Además, te puede indicar en qué celda debes introducir la cantidad y te puede explicar cómo funciona.
¿Qué tareas puedes resolver con inteligencia artificial para Excel?
- Fórmulas: generar cálculos, condiciones, búsquedas y comparaciones.
- Comprensión: explicar qué hace una fórmula que ya existe en tu archivo.
- Corrección: investigar por qué una fórmula está generando un error o un resultado inesperado.
- Preparación de datos: proponer métodos para separar textos, normalizar fechas o detectar duplicados.
- Análisis: resumir resultados, hacer proyecciones, comparar periodos e identificar tendencias.
- Presentación: generar gráficos, tablas de resumen e informes ejecutivos.
¿Qué herramientas de IA puedes utilizar con Excel?
Hay varias herramientas de IA que se pueden integrar en Excel.
La herramienta que debamos utilizar depende de la tarea, de las licencias disponibles que nos aporte nuestra empresa o que tengamos a nuestra disposición, la versión de Excel y las políticas de seguridad de nuestra organización.
Uso del modo chat de ChatGPT, Copilot, Claude y Gemini
ChatGPT, Copilot, Claude y Gemini pueden ayudarte a construir fórmulas, explicar errores, diseñar procedimientos de limpieza y preparar instrucciones para trabajar con Excel.
Todas estas herramientas son capaces de crear y rellenar hojas de cálculo nuevas, como modificar o interpretar hojas de cálculo existentes.
Basta con pedirle en el chat que cree una hoja de cálculo nueva con los datos que le digamos o que le pasemos por el chat una hoja ya existente para que la modifique o interprete.
Si la hoja de Excel ya existe, puedes pedirle a la IA explicaciones detalladas y solicitar distintas alternativas.
Siempre hay que tener en cuenta que las IAs cometen errores: las fórmulas pueden estar mal y los datos pueden ser totalmente inventados.
Integración de ChatGPT, Claude o Copilot en Excel
Las herramientas, Claude, ChatGPT o Copilot, según la licencia que tengamos, se pueden integrar en Excel.
Esta integración permite trabajar en la ventana de Excel con la IA.
Para poder utilizar cualquiera de las tres herramientas integradas en Excel, habrá que acceder y realizar la configuración del entorno.
Al tener la IA en la propia ventana de la hoja de Excel, podemos pedirle a la IA, según la experiencia y la licencia disponible, que genere fórmulas, analice datos, cree gráficos y realice cambios en un libro mediante instrucciones en lenguaje natural.
Casos prácticos de uso de la IA para Excel
1. Crear fórmulas sin conocer su sintaxis
Supongamos que trabajas en el departamento comercial y debes calcular una comisión según las ventas de cada empleado:
- Si las ventas superan los 10.000 €, la comisión es del 15 %.
- Si superan los 5.000 €, la comisión es del 10 %.
- En los demás casos, la comisión es del 5 %.
Si ya tienes una hoja de cálculo con la información, puedes pedirle a una IA que cree la fórmula para la hoja donde están las ventas de la celda B2.
La IA generará algo como: =SI(B2>10000;B2*15%;SI(B2>5000;B2*10%;B2*5%))
La IA genera la fórmula que necesitas, que utiliza la función SI para evaluar los tramos de ventas y calcular la comisión correspondiente.
Otra ventaja es que puedes pedirle a la propia IA que te explique lo que no entiendas, dónde colocarla, o cómo aplicarla al resto de filas.
Importante: la fórmula del ejemplo calcula una comisión por tramos excluyentes, no una comisión progresiva. Si tu empresa aplica un sistema progresivo, debes explicárselo a la IA para que utilice una lógica distinta.
2. Entender y corregir fórmulas que no funcionan
Un caso muy común es tener que trabajar con una Hoja de Excel de otra persona, que ya contiene fórmulas y no entender bien qué significan.
En este caso le podemos pasar la fórmula a la IA y que nos la explique paso a paso.
Por ejemplo: =SI.ERROR(BUSCARV(A2;Productos!A:D;4;FALSO);»No encontrado»)
La IA puede desglosar cada argumento, indicar qué ocurre cuando no se encuentra el producto y qué condiciones deben cumplir las columnas para que la búsqueda funcione.
3. Encontrar errores
También puedes utilizar la IA para investigar errores como #¡VALOR!, #N/A o #¡REF!.
Para poder entender el error, además de pasarle a la IA el código de error, pásale también la fórmula, describe qué esperabas obtener y explica qué resultado estás recibiendo.
La IA puede ayudarte a identificar la causa probable y proponer una corrección a casos como que el dato no existe, hay diferencias de formato entre dos identificadores o porque la fórmula busca en una columna incorrecta.
4. Analizar datos y obtener conclusiones
Cuando tenemos una hoja de Excel con datos y fórmulas podemos tener que interpretar esa información para tomar decisiones.
Excel nos permite encontrar patrones y convertir los datos en información útil.
Imagina que tienes una tabla con las ventas mensuales de varios productos. Puedes pedir a la IA que compare los resultados de dos periodos, calcule variaciones porcentuales, cree una proyección para el mes siguiente o identifique los productos cuyas ventas han disminuido.
Por ejemplo: «Analiza esta tabla de ventas por producto y mes. Compara el primer trimestre con el segundo, identifica los tres productos con mayor crecimiento porcentual y señala aquellos cuyas ventas han caído más de un 15 %. Presenta los resultados en una tabla e indica cómo has calculado las variaciones.»
En este prompt le definimos la tarea, el criterio de comparación y el formato de salida.
Para mejorar el resultado del análisis podemos proporcionar en el prompt los encabezados de las columnas, aclara qué representan los datos y especifica el periodo que quieres comparar.
Se pueden indicar también casos específicos como devoluciones, meses incompletos o valores que corresponden a periodos especiales como verano.
5. Limpiar y organizar hojas de cálculo
En una hoja de cálculo en muchos casos existen inconsistencias como que una misma empresa aparezca registrada como «Empresa Norte», «EMPRESA NORTE» y «Empresa Norte ».
Los tres textos son distintos, y pueden dificultar las búsquedas, las agrupaciones y los informes. La IA puede ayudarnos a revisar y corregir errores como este.
Se pueden usar fórmulas, procedimientos o pasos de Power Query para:
- Eliminar espacios sobrantes.
- Separar nombres y apellidos.
- Unificar formatos de fecha.
- Normalizar categorías y etiquetas.
- Detectar registros duplicados.
- Identificar valores vacíos o formatos inesperados.
Puedes escribir en un prompt todo el caso. Por ejemplo: Tengo una columna con nombres de clientes que contienen espacios sobrantes y diferencias entre mayúsculas y minúsculas. Propón una solución para normalizarlos en Excel. Explícame qué función o herramienta debo utilizar, dame los pasos y señala qué información podría perderse durante la transformación.
Esta última indicación es importante. No todos los cambios son inocuos: eliminar duplicados automáticamente podría borrar registros legítimos si dos operaciones corresponden al mismo cliente.
6. Crear informes, resúmenes y gráficos
La IA nos puede ayudar a interpretar una tabla. La IA nos permite resumirla e incluso elegir una representación visual adecuada.
Por ejemplo, si dispones de las ventas mensuales de tres departamentos, puedes solicitar una comparación de su evolución y pedir recomendaciones para presentar los resultados a dirección.
La IA nos puede ayudar a elegir la mejor forma de representar la información, como generar un gráfico de líneas o de barras.
La IA también nos automatiza la tarea de redactar un resumen ejecutivo: «A partir de estos resultados trimestrales, redacta un resumen para dirección con las tres conclusiones más importantes, las desviaciones respecto al objetivo y las cuestiones que requieren revisión. Distingue los datos observados de las posibles explicaciones y no inventes causas que no aparezcan en la información.»
Consejos y precauciones al utilizar IA para Excel
Algunas consideraciones a la hora de usar la IA para Excel.
Revisión de resultados
La inteligencia artificial puede parecer infalible, pero no lo es. La IA tiene alucinaciones y comete errores.
Es muy importante revisar siempre los resultados generados con IA. Una fórmula incorrecta puede parecer razonable y, aun así, producir errores que pasen desapercibidos a simple vista.
Haz una copia de la hoja de Excel antes de empezar a hacer cambios
La IA puede fallar o alucinar y es importante que la información original quede a buen recaudo para que pueda ser verificada o recuperada si fuese necesario.
Guarda la hoja de Excel en un sitio seguro antes de modificarla para asegurarte de que puedes volver a recuperar los datos originales.
Usa datos ficticios
En caso de que no podamos compartir la información por tener un carácter sensible, podemos pedirle que haga los cálculos con datos ficticios.
Hay muchos datos que pueden ser sensibles, como información de clientes, resultados anuales, perfiles de trabajadores…
No conviene introducir información confidencial, datos personales, nóminas, datos bancarios o información comercial sensible en una herramienta sin comprobar previamente que su uso está autorizado.
Es conveniente siempre pensar en qué datos estamos usando y plantearnos si es lícito y nuestra organización permite trabajar con esa información y, en caso de que no esté permitido, trabajar sobre los datos para anonimizarlos o crear datos ficticios sobre los que trabajar.
Verifica siempre las fórmulas y los cálculos
Antes de utilizar una fórmula en un informe financiero o en un proceso operativo, comprueba que responde a las condiciones que necesitas.
Si utilizas la IA para modificar una hoja completa, revisa los cambios antes de incorporarlos al archivo definitivo.
No asumas que la IA conoce tu archivo
Cuando utilizas un asistente externo y solo copias una fórmula, la IA solo tiene la información que tú le das.
Es posible que requiera conocer el resto de hojas para entender el contexto de lo que le pides, así como columnas, formatos y dependencias de tu libro.
Es importante siempre que trabajemos con una IA que le demos todo el contexto necesario.
Protege los datos de tu empresa
Antes de utilizar una solución de IA, revisa las condiciones del servicio, las políticas internas, los permisos y la configuración de privacidad aplicable establecida por tu empresa.
Aprende a aplicar la inteligencia artificial en tu empresa
Si tu equipo utiliza Excel a diario, la inteligencia artificial puede ayudarle a mejorar tareas administrativas, analizar información y preparar informes.
Para conseguir resultados de calidad y consistentes, no basta con que cada empleado experimente por su cuenta.
No conviene tener a cada uno de los empleados dedicando mucho tiempo a aprender por su cuenta, utilizando diferentes herramientas, a diferentes niveles, sin ningún criterio en común y generando resultados dispares en un mismo equipo.
Conviene aprender todos al mismo nivel y utilizar las herramientas con criterios compartidos, prácticas seguras y ejemplos que reflejen casos del trabajo real.
En SocraTech ofrecemos formación en inteligencia artificial para empresas adaptada a las necesidades de cada organización y a las herramientas que utiliza.
Las formaciones pueden orientarse a departamentos como administración, finanzas, ventas, recursos humanos y operaciones.
El objetivo es que los participantes aprendan a aplicar la IA a sus tareas habituales, formulen mejores instrucciones, comprueben los resultados y comprendan cómo proteger la información de la empresa.
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